Hinweisgebersystem

1) RICHTLINIE

Nachhaltiges Wirtschaften begründet die Zukunftsperspektive für Umwelt, Gesellschaft und Wirtschaft und auch für jeden einzelnen Mitarbeiter oder Geschäftspartner von der GEWOBAU Erlangen Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Erlangen mbH.

Grundpfeiler der GEWOBAU-Kultur sind die Aufteilung zentraler Anforderungen und deren eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung in der Tochtergesellschaft GEWOBTG mbH sowie ein gemeinsames Verständnis für Werte und Risikominimierung für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung.

Das Hinweisgebersystem mit anwaltlicher Expertise der Ratisbona Compliance („RC-Whistle“) schafft durch eine für jede(n) zugängliche, klar definierte Struktur sowie der juristisch fundierten Erstbewertung zusätzliches Vertrauen und Sicherheit, auf Missstände hinzuweisen und damit den nachhaltigen Erfolg des GEWOBAU-Konzerns zu sichern und Schaden abzuwenden.

2) ANWENDUNGSBEREICH

1. Diese Richtlinie beschreibt die Vorgehensweise bei Meldung von bestätigten oder vermuteten Missständen oder Fehlverhalten
2. Er gilt für alle Mitarbeiter (auch für Zeitarbeiter), Kunden, Lieferanten und alle, die ein Interesse am Wohlergehen der Gesellschaft haben.

3) KENNTNIS ODER BEGRÜNDETER VERDACHT EINES MISSSTANDS

1. Wir möchten jeden Mitarbeitenden zu einer Meldung ermutigen, der Kenntnis oder einen begründeten Verdacht hinsichtlich eines maßgeblichen Fehlverhaltens/Missstands (Gesetzesbruch oder unethisches Verhalten im Widerspruch zu unserem Verhaltenskodex) hat.
2. Wir ermutigen jeden Mitarbeitenden, solche Sachverhalte auf den bekannten und etablierten Berichtswegen zu melden. Dies sind (beispielhaft)
   1.  Vertrauensperson
   2. Personalwesen
   3. Betriebsrat
   4. Geschäftsführung
   5. Innerbetriebliches Vorschlags- und Meldewesen
   6. Compliance-Bereich
3. Sollten all diese Berichtswege für Ihre Meldung nicht in Betracht kommen, steht Ihnen das Hinweisgebersystem mit anwaltlicher Expertise der Ratisbona Compliance als Meldeweg zur Verfügung. Das Hinweisgebersystem der Ratisbona Compliance wird durch einen unabhängigen Dritten betrieben.
4. Durch das Hinweisgebersystem mit anwaltlicher Expertise der Ratisbona Compliance erfolgen Meldungen direkt an die Ratisbona Compliance. Meldungen können digital über die Meldeplattform der Ratisbona Compliance, telefonisch oder persönlich erfolgen.

4) VORSÄTZLICHE FALSCHMELDUNGEN

Vorsätzliche Falschmeldungen werden als Verstoß gegen den Verhaltenskodex gewertet und dementsprechend behandelt. Sie können zu Disziplinarmaßnahmen und/oder Strafverfolgung führen.

5) ZUWEISUNG VON ZUSTÄNDIGKEITEN

1. Durch das Hinweisgebersystem der Ratisbona Compliance ist eine anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber möglich und bei Bedarf sichergestellt. Nach Eingang einer Meldung über behauptetes Fehlverhalten oder betrügerisches Verhalten wird der Sachverhalt anhand der enthaltenen Informationen einer ersten Prüfung unterzogen.
2. Die Ratisbona Compliance übernimmt die fristgemäße Prüfung und Bearbeitung der eingehenden Meldungen.
3. Rückfragen an den Hinweisgeber zur weiteren Beurteilung des Sachverhaltes unter Wahrung der Anonymität sind möglich.
4. Ausgehend von dieser ersten Prüfung bestimmt sich der weitere Weg zum Umgang mit dem Sachverhalt. Je nach Schwere des Vorwurfs, betroffenem Personenkreis und Rechtsgebiet erfolgt eine Übergabe der Meldung an die verantwortliche Stelle der jeweils betroffenen Beteiligung oder Beteiligungsgruppe. Bei der weiteren Prüfung des Missstands können externe Sachverständige hinzugezogen werden. Es kann zu einer Anzeigepflicht bei hinreichendem Verdacht einer Straftat kommen. Die Ratisbona Compliance stellt sicher, dass alle gemeldeten Fälle untersucht und hinreichend dokumentiert abgeschlossen werden.
5. Der GEWOBAU-Konzern erwartet von Führungskräften und Vorgesetzten auf allen Hierarchieebenen, solche Meldungen ernst zu nehmen, sie streng vertraulich zu behandeln und mit den entsprechenden Vorgaben und erforderlichen Maßnahmen zeitnah aufzuklären, um den Missstand zu beseitigen.

6) KEINE WEITERVERFOLGUNG EINER MELDUNG

Die Ratisbona Compliance kann zu dem Ergebnis kommen, dass eine Meldung nicht weiterverfolgt wird, zum Beispiel wenn

1. nur unzureichende Informationen für eine adäquate Untersuchung zur Verfügung stehen und auch keine Möglichkeit besteht, weitere Informationen zu erhalten
2. die Meldung nachgewiesenermaßen eine Falschmeldung ist.

7) BERICHTERSTATTUNG

Eine Berichterstattung erfolgt durch die Rechtsabteilung der Ratisbona Compliance. Die Berichterstattung erfolgt detailliert für die Fälle, die durch die Ratisbona Compliance untersucht werden.

8) SCHUTZ UND RECHTE DES MELDENDEN

1. Die Identität aller Meldenden wird absolut vertraulich behandelt. Die Ratisbona Compliance wird unter keinen Umständen die Sprachnachrichten, IP-Adressen und/oder Telefonnummern offenlegen, es sei denn, „8 c“ ist anwendbar.
2. Niemand, der eine Meldung abgibt, hat dadurch negative Konsequenzen zu befürchten. Jedoch genießen auch Meldende (als Hinweisgeber) keinen Schutz bei Fehlverhalten.
3. In den folgenden Fällen ist der Schutz des Meldenden nicht garantiert:
   1. Auf Anforderung z.B. von Strafverfolgungsbehörden ist Ratisbona Compliance verpflichtet, Sprachnachrichten, IP-Adressen und/oder Telefonnummern zur Verfügung zu stellen.
   2. Fälle, bei denen festgestellt wurde, dass Meldungen vorsätzlich falsch bzw. wider besseres Wissens und/oder in böser Absicht („bösgläubig“) gemacht wurden;
   3. oder wenn die Meldung selbst als Straftat oder Verstoß gegen den Verhaltenskodex eingeordnet werden muss (z.B. üble Nachrede oder Bedrohung).
4. Sofern der Meldende mit dem Ergebnis der Untersuchung nicht einverstanden ist, hat er erneut die Möglichkeit, dies über das Hinweisgebersystem mit anwaltlicher Expertise der Ratisbona Compliance kund zu tun.

9) SCHUTZ UND RECHTE VON BESCHULDIGTEN

1. Sollten aufgrund einer Meldung Ermittlungen eingeleitet werden, wird die GEWOBAU Erlangen die Betroffenen spätestens binnen 30 Arbeitstagen informieren. Diese Phase kann unter Abwägung der fallspezifischen Situation auch verlängert werden, z.B. wenn das Risiko besteht, dass Beweise vernichtet oder die eingeleiteten Ermittlungen anderweitig behindert werden.
2. Betroffene haben das Recht, sich über gegen sie gerichtete Ermittlungen zu beschweren. Hierzu wenden sich Betroffene an:
   1. Ihren Vorgesetzten oder Geschäftsführer
   2. Die Ratisbona Compliance Kontaktinformationen finden sich am Ende dieser Richtlinie.

 10) DATENSCHUTZ

Die Ratisbona Compliance wird alle Informationen streng vertraulich behandeln. Der Schutz von Daten sowohl der Meldenden als auch Betroffener wird im gesetzlichen Rahmen zugesichert. Informationen werden sowohl was Inhalte als auch den Personenkreis angeht auf einer beschränkten Basis zugänglich gemacht (sog. „Need-to-Know-Basis”). Diese Richtlinie bedingt die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. Dies erfolgt ausschließlich nach Maßgabe datenschutzrechtlicher Regelungen.

11) BEARBEITUNGSPROZESS DER RATISBONA COMPLIANCE